Правильный порядок хранения и ведения табеля учета рабочего времени в организации – как вести и хран

Самое полезное в статье: "Правильный порядок хранения и ведения табеля учета рабочего времени в организации – как вести и хран" с комментариями и выводами экспертов. На странице собрана и подготовлена полезная информация по теме. Если у вас возникнут вопросы вы всегда можете обратиться к дежурному юристу.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Учетные табели – документы по личному составу

Трудовые отношения работодателя и работника отражаются в документах по личному составу. Эти документы относятся к архивным (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Помимо табелей учета рабочего времени к архивным документам, например, относятся (перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558):

  • кадровые приказы;
  • трудовые договоры;
  • личные дела;
  • лицевые счета;
  • личные карточки;
  • рабочие графики;
  • зарплатные ведомости;
  • документы о прохождении учебы (дипломы, аттестаты и т.д.).

Сколько хранить

Итак, сколько хранить табель учета рабочего времени? В общем случае, чтобы не нарушать действующее законодательством, учетные табели нужно хранить в организации в течение пяти лет (п. 586 перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

Все работодатели должны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков, установленных законодательством для разных видов архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Конкретные сроки, в течение которых архивные документы подлежат хранению, установлены статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

Однако из этого правила есть исключение: срок хранения табеля учета рабочего времени в организации увеличивается в разы, если в нем учитывали работу сотрудников с вредными или опасными условиями труда. Как хранить табели учета рабочего времени с данными по сотрудникам вредных производств? Время хранения таких документов в архиве составляет 75 лет (п. 586 перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

Отметим, что по тем же правилам нужно хранить графики работы. Эти документы также относятся к документам по личному составу и срок их хранения по номенклатуре тот же: 5 или 75 лет (подробнее об этом см., «Сроки хранения графиков работы»).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Сколько хранить табель учета рабочего времени в 2019 году

Лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени

Как правило, за ведением табеля следит специально назначенный сотрудник, к примеру, глава предприятия или же его заместитель. В особо крупных компаниях существует должность табельщика, который следит за количеством отработанных и не отработанных часов.

Сначала назначенный человек ведет табель в течение дня, заполняя все нужное время. По истечении месяца он передает его в отдел кадров, откуда документ отправляется в бухгалтерию. Далее директору предприятия остается лишь поставить свою подпись.

Данные, присутствующие в табеле учета рабочего времени

Для каждой назначенной в компании должности существует своя позиция, которая заполняется по данному человеку. В табель вносят только тех сотрудников, что заключили с работодателем трудовой договор. В документе не могут значиться сотрудники, работающие без трудового договора, на основании гражданского договора, а также люди, работающие по совместительству.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

На первой странице обязано присутствовать название компании, а также даты ведения документа. Помимо этих данных, необходимо наличие наименования фирмы и структурной единицы.

Как правило, в табеле обозначаются причины отсутствия.

  • выходной;
  • командировка;
  • больничный;
  • отпуск;
  • учебный отпуск.

Каждый работник прописывается отдельно: в его графе указаны явки и неявки, а также суммарное количество неявок. Документ должен охватывать все даты сразу, чтобы в дальнейшем не возникало никаких вопросов.

На отдельном листе заполняют величину заработной платы, заслуженной работником с учетом его трудовой деятельности. В самом конце табеля подписи ставят все уполномоченные лица: начальник, табельщик и представитель отдела или же бухгалтер.

Ошибки в табеле учета рабочего времени

Сколько хранить табель учета рабочего времени в 2019 году

При стандартных условиях работы документ должен храниться в течение 5 лет в архиве организации. Если же условия работы опасные и тяжелые, то табель учета хранится 75 лет в отдельном организованном архиве.

Порядок хранения табеля учета рабочего времени

После того как все уполномоченные лица поставили свои подписи, последним пунктом назначения документа является бухгалтерия. Именно бухгалтер занимается хранением табеля до тех пор, пока архив бухгалтерии полностью не заполнится. После этого документ может отправиться в архив самого предприятия, если такой существует.

Табели, которые хранятся 75 лет, из архива компании отправляют в специальные, более крупные архивы, с заключением договора.

Если в документе зафиксирована информация о том, что работа проводилась в опасных условиях, то табель обязан храниться в архиве даже после ликвидации компании.

Каждый человек, организовавший юридическое лицо, обязан знать все правила ведения табеля, а также сроки его хранения. Эти знания необходимы для выплаты справедливой заработной платы работникам предприятия, а также для того, чтобы не было проблем с налогами и другими обязательными выплатами. Каждый работодатель должен следить за верным заполнением данных в документе.

Сколько должен хранится в организации Табель учета рабочего времени?

Сколько должен хранится в организации Табель учета рабочего времени? В разных источниках разная информация: где-то 75 лет, где-то 3 года, где-то 1 год. И кто должен отвечать за ведение Табеля, если Инспектор ОК (назначенный приказом)в отпуске?Может ли эту функцию выполнять директор и нужен ли в этом случае приказ о назначении его ответственным на время отсутствия Инспектора ОК?
Спасибо!

Унифицированная форма N Т-13 » style=»float: left; margin: 0 10px 5px 0;» времени»=»» госкомстата=»» от=»» постановлением=»» рабочего=»» россии=»» табель=»» утверждена=»» учета=»»/>Табель учета рабочего времени хранится в организации один год (п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000). Но, так как это первичный документ на оплату труда срок хранения его не может быть менее 4 лет . Если Вы учитываете работу работников имеющих право на льготную пенсию (вредные категории), срок хранения таких документов не может быть менее 75 лет.
С письменного согласия работника, Вы можете поручить выполнение в течение установленной продолжительности его рабочего дня ( смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительную работу ( например ведение табеля учета рабочего времени работников) по другой или такой же профессии ( должности) за дополнительную плату.
Издание приказа о возложении дополнительных обязанностей в этом случае находится на Вашем рассмотрении и не является обязательным требованием.

Читайте так же:  Можно ли вернуть алкоголь в магазин

Сколько нужно хранить табель учета рабочего времени?

Сколько нужно хранить табель учета рабочего времени, закреплено на законодательном уровне, а в отдельных случаях корректируется по решению руководства организации. Какие именно сроки нужно соблюдать при организации хранения табеля, расскажем в нашей статье.

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени?

Согласно нормам федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ряд документов, без которых сложно представить делопроизводство в компании, получают статус архивных. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа. Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

Подобный перечень был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, еще до вступления в силу закона под названием «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Этим нормативным актом пользовались многие кадровые служащие. В нем было закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени: в разделе 7.2 в строке 281 значится, что он хранится 1 год. Но этот акт утратил силу.

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558. В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников. И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

А вот табели, подлежащие хранению 75 лет, могут передаваться из архива компании в специализированные архивные учреждения при наличии заключенного договора.

Срок хранения табеля учета рабочего времени с 2010 года продлен до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Срок хранения табеля учета рабочего времени зависит в определяющей степени от условий работы в фирме. Организация хранения этих кадровых документов имеет нюансы, которые мы рассмотрим в статье.

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

  • в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;
  • 75 лет — если работа в компании тяжелая, вредная либо опасная.

Несмотря на то что указанный нормативный акт издан отдельным ведомством, его юрисдикция распространяется на всех работодателей (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные (п. 1.4 приложения к приказу № 558). При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

  • закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
  • закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях:

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно (пп. 2.30, 2.32 приложения к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526):

  • в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
  • при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
  • при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Читайте так же:  Как защитить права потребителя при покупке некачественного товара

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Положение о табельном учете рабочего времени

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

[3]

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

Приложение 1 Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени.
Приложение 2 Табель учета рабочего времени.
Приложение 3 Табель-расчет

Инспектор по кадрам ________________И.А.Денисова

Ответственный за ведение табеля:

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

[1]

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения


Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО


ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.

  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
Читайте так же:  Как заставить пристава работать по алиментам

  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ

очередной оплачиваемый отпуск

[2]

ОД

ДО

административный (без сохранения ЗП)

У

учебный с сохранием ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

Р

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребёнком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

работа в дневное время

Н

РВ

работа в выходные и праздники

С

ВМ

Командировки и повышение квалификации:

К

ПК

повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

Видео (кликните для воспроизведения).

временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия

Т

временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

прогул без уважительных причин

НС

режим неполного рабочего времени

В

выходные и праздничные нерабочие дни

ОВ

дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

НН

невыясненная причина неявки

РП

простой по вине работодателя

НП

простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

простой по вине работника

НО

отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

отстранение без сохранения ЗП

НЗ

приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/[email protected]):

2000

трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

2010

выплаты по гражданско-правовым договорам

2012

2300

2530

оплата в натуральной форме

2760

материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

Издаем приказ о назначении ответственного за ведение табеля: образец 2019

Для учета нужен табель

Для целей кадрового учета в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):

  • табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
  • табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.

Составляем приказ

Руководителем организации, на которого законом возложена обязанность по ведению учета отработанного сотрудниками времени, назначается ответственный за ведение табеля рабочего времени. Приказ по организации закрепляет сделанный директором выбор.

Назначив сотрудника, который будет вести учет рабочего времени и заполнять табели, нужно не забыть включить данную функцию в заключенный с ним трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть сотрудник кадровой службы, бухгалтер или секретарь. Отметим, что в крупных организациях ведение табелей может быть делегировано представителям структурных подразделений компании: как руководителям, так и специально назначенным сотрудникам структурных подразделений.

Добавим, что вместо приказа о назначении ответственных за ведение табелей закрепить данную функцию за работником можно в другом локальном акте организации, например, в Положении о структурном подразделении. Главное, чтобы назначенные сотрудники расписались в том, что ознакомлены с распоряжением руководства.

Форма приказа на ведение табеля учета рабочего времени акционерного общества (2019) не отличается от аналогичного документа для общества с ограниченной ответственностью.

Составляя приказ на ведение табеля учета рабочего времени, нужно не забыть установить срок, в который ответственный сотрудник (ответственные сотрудники) должен представить табель в бухгалтерию для расчета заработной платы. Это поможет минимизировать возможность конфликтных ситуаций между ответственными за табели и бухгалтерами.

Читайте так же:  Как работодателю законно понизить зарплату сотрудникам

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ об ответственных за ведение табеля учета рабочего времени (образец 2019).

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов. Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа.

Кто ответственен за ведение табеля?

Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика. Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела

кадров или секретаря. В крупных организациях обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника). Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором кроме прочего указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Приведем выдержку из такого соглашения:

2. Дополнить разд. 2 трудового договора п. 4 следующего содержания:

“На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу“.

3. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ дополнить разд. 3 п. 2 следующего содержания:

“За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу работнику устанавливается доплата в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. в месяц“.

Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.

МОУ “Средняя общеобразовательная школа N 264“

г. Москва 11.01.2010

О назначении ответственных
за ведение табеля учета
рабочего времени

В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени:

— по педагогическому составу — Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы;

— по обслуживающему персоналу — Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта.

2. Назначить ответственным за своевременное получение данных Парамонову Ирину Сергеевну.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Солнцева /Р.И.

С приказом ознакомлены:

Клюева, 11.01.2010 /Г.В. Клюева/

Парамонова, 11.01.2010 /И.С. Парамонова/

По завершении календарного месяца все табели (в случае, когда их несколько) передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров (дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т.д.), подписывает табели и передает их в бухгалтерию. В зависимости от численности персонала учреждения табель может передаваться непосредственно бухгалтеру.

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Нередки случаи совместительства. В данном случае в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.

Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения табеля

Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету“ (ред. от 03.07.2009, далее — Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.

При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики). Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999

Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

Руководитель Солнцева Солнцева

учета использования рабочего времени и расчета

Форма по ОКУД ¦ 0504421 ¦

МОУ “Средняя общеобразовательная школа по ОКПО ¦ ¦

Структурное подразделение __________________________

Количество рабочих дней в месяце ¦ 18 ¦ Номер счета ¦ ¦

Наименование показателя ¦Код Наименование показателя ¦ Код

Выходные и праздничные дни ¦ В Неявки с разрешения администрации¦ А

Работа в ночное время ¦ Н Выходные по учебе ¦ ВУ

Выполнение гособязанностей ¦ Г Отпуск по учебе ¦ ОУ

Очередные и дополнительные ¦ О Замещение в 1 — 3 классах ¦ ЗН

¦ Замещение в группах продленного ¦ ЗП

Нетрудоспособность ¦ Б дня ¦

Отпуск в связи с родами ¦ Р Замещение в 4 — 11 классах ¦ ЗС

Часы сверхурочной работы ¦ С Работа в праздничные дни ¦ РП

Прогулы ¦ П Фактически отработанные часы ¦ Ф

Читайте так же:  Как мужчине самостоятельно получить исполнительный лист по алиментам без участия бывшей жены

Командировки ¦ К Дни явок ¦ Я

Форма 0504421 с. 2

N ¦ Фамилия, имя ¦ Должность ¦ Числа месяца ¦

¦ ¦ ¦1 ¦ 2 ¦3 ¦ 4 ¦5 ¦6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦10¦11 ¦12 ¦13 ¦14 ¦15¦16 ¦17 ¦18 ¦19 ¦20 ¦21¦22 ¦23 ¦24 ¦25 ¦26¦27 ¦28 ¦29 ¦30 ¦31¦

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦4 ¦ 5 ¦6 ¦ 7 ¦8 ¦9 ¦10 ¦11 ¦12 ¦13¦14 ¦15 ¦16 ¦17 ¦18¦19 ¦20 ¦21 ¦22 ¦23 ¦24¦25 ¦26 ¦27 ¦28 ¦29¦30 ¦31 ¦32 ¦33 ¦34¦

¦Ивановна ¦язык и ¦ В¦ В ¦ В¦ В ¦ В¦ В¦ В ¦ В ¦ В ¦ В¦ Б ¦ Б ¦ Б ¦ Б ¦ Б¦ Б ¦ В ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ — ¦ — ¦ -¦

¦Георгиевич ¦ ¦ В¦ В ¦ В¦ В ¦ В¦ В¦ В ¦ В ¦ В ¦ В¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В ¦ А ¦ А ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В¦

Форма 0504421 с. 3

Дни ¦ Категория ¦Табельный ¦Стоимость ¦ Сторно начислений ¦ Вид оплаты

неявок ¦налого- ¦персо-¦ ¦ (часа) ¦ вид ¦ сумма ¦ дни ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦щика ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦неявок¦ часы ¦сумма ¦ часы ¦сумма ¦часы ¦ сумма ¦ часы ¦сумма ¦ часы ¦сумма

35 ¦ 36 ¦ 37 ¦ 38 ¦ 39 ¦ 40 ¦ 41 ¦ 42 ¦ 43 ¦ 44 ¦ 45 ¦ 46 ¦ 47 ¦ 48 ¦ 49 ¦ 50 ¦ 51 ¦ 52

Примечание. В примере представлен учет рабочего времени для педагогических работников, которым согласно ст. 333 ТК РФ устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю.

В строке 1 для работника Петровой Валентины Ивановны проставлены прочерки 29 — 31 января. Это означает, что последним рабочим днем для данного работника являлось 28 января.

В табеле бюджетного учреждения регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, — неявки, опоздания, отпуска, командировки и т.д. (см. Указания по применению форм первичных учетных документов, содержащиеся в Приложении 2 к Инструкции). В учреждениях, где для большинства работников существует единый режим рабочего времени (например, на государственной службе), это довольно просто осуществить. В других же бюджетных учреждениях — медицинских, образовательных, где работники осуществляют трудовые функции различное количество времени, составляется график работы на следующий месяц и в табеле фиксируются отклонения от графика. Однако для удобства на практике часто табель заполняется методом сплошной регистрации.

Если у работника в течение месяца не имелось отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, то в строке напротив фамилии данного работника проставляются только выходные дни. Если же имелись отклонения, в верхней половине строчки записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время. Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

При формировании табеля в ячейках календарных дней месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения ставится прочерк.

В конце месяца сотрудник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам “Сумма“ (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения руководителем учреждения табель используется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. N 0504401).

Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, табель учета рабочего времени должен храниться в организации один год. Однако этот табель является документом, необходимым для исчисления и уплаты налогов, поэтому согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ должен храниться в течение четырех лет. В то же время табель является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок хранения его не может быть менее пяти лет, что указано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ (ред. от 23.11.2009). Исходя из вышесказанного, рекомендуем придерживаться наибольшего из приведенных сроков и хранить табель не менее пяти лет.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если учитывается работа сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (работа с вредными условиями труда), срок хранения табеля не может быть менее 75 лет.

Источники


  1. Перевалов, В. Д. Теория государства и права / В.Д. Перевалов. — М.: Юрайт, 2013. — 432 c.

  2. Перов, С.И. Основы судебно-бухгалтерской экспертизы / С.И. Перов. — М.: Ярославль: Нюанс, 2015. — 662 c.

  3. Настольная книга судебного пристава-исполнителя. — М.: БЕК, 2014. — 752 c.
Правильный порядок хранения и ведения табеля учета рабочего времени в организации – как вести и хран
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here