Типичные ошибки по ведению трудовых книжек

Самое полезное в статье: "Типичные ошибки по ведению трудовых книжек" с комментариями и выводами экспертов. На странице собрана и подготовлена полезная информация по теме. Если у вас возникнут вопросы вы всегда можете обратиться к дежурному юристу.

Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника. Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек. Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.

Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом:

1. Трудовой кодекс РФ;

2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);

3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

4. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).

Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».

▪ При первичном оформлении трудовых книжек

Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.

▪ В процессе ведения трудовых книжек

Наибольшее количество ошибок допускается при внесении сведений о работе, и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. В записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:

– дата приёма на работу;

– наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если такое условие содержится в трудовом договоре);

– наименование должности, специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.

Чаще всего в трудовых книжках отсутствует полное и сокращённое наименование организации перед внесением записи о приёме работника, а в записях встречаются сокращения каких-либо слов.

При внесении в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Такое исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.

Оформляя перевод работника на другую должность, работодатель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Фактически такая запись не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя, а значит, исправить запись также не представляется возможным.

▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки

Дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.

Вкладыш – составная часть трудовой книжки, вшиваемая в неё в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка.

Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:

– перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
– перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
– перенос в дубликат записей не в полном объёме;
– отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, поэтому «новый» работодатель, столкнувшийся с просьбой о выдаче дубликата при оформлении на работу, выдавать его работнику не должен.

Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:

– неполное заполнение сведений на титульном листе;
– отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
– ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении.

Не связанной с оформлением, но очень распространённой ошибкой работодателей является отказ в своевременной выдаче работнику его трудовой книжки.

Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:

– проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;

– невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.

Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:

– по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

– в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.

Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:

[3]

– неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней;
– порча трудовой книжки не по вине работника;
– массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Читайте так же:  Порядок и особенности наследования автомобиля

Статья «Ошибка кадровика»

На сегодняшний день действует несколько документов, затрагивающих ведение, заполнение и хранение трудовых книжек. Это Трудовой кодекс РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 N 69. Несмотря на детальное регламентирование вопросов по заполнению трудовых книжек, на практике при внесении в них записей допускается множество нарушений.

Что такое трудовая книжка и кто ее оформляет

В статье 66 ТК РФ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В соответствии с п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1.01.2004, при этом имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Таким образом, на сегодняшний день существуют следующие образцы трудовых книжек: образец трудовой книжки, утвержденный указанным выше Постановлением, образец трудовой книжки, утвержденный постановлением СМ СССР и ВЦСПС от 6.09.73 N 656, образец трудовой книжки колхозника, утвержденный постановлением СМ СССР от 21.04.75 N 310, и образец трудовой книжки, утвержденный постановлением СНК СССР от 20.12.38 N 1320. Поэтому если к вам пришли устраиваться на работу люди со «старыми» трудовыми книжками, не надо этого пугаться. Просто продолжайте вносить в них записи.

Обязанность ведения трудовой книжки возложена на работодателя (за исключением работодателей — физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями и не имеют права оформлять трудовые книжки). Так, работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) должен заводить трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для работника основной (ст. 66 ТК РФ и п. 3 Правил). Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Однако в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил). Следует отметить, что решением Верховного Суда РФ от 19.05.2007 N ГКПИ07-564 подтверждено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, поскольку это не противоречит ТК РФ, в котором не содержится норм, возлагающих на работодателя обязанность за счет собственных средств обеспечивать трудовыми книжками работников.

Типичные ошибки кадровиков

В трудовую книжку вносятся данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность), выполняемых им обязанностях, квалификации, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также причины прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Все записи делаются на основании соответствующих документов, а не со слов соискателя или устных указаний работодателя. Так, например, сведения о работнике (ФИО и дата рождения) вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а записи о принятии на работу, переводе или об увольнении — на основании приказа (распоряжения) работодателя.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). В некоторых организациях существует практика записывать в трудовые книжки работников замечания, что является незаконным.

Еще одной распространенной ошибкой кадровиков при оформлении трудовых книжек является использование сокращений. Такая практика противоречит п. 11 Правил. Не допускается писать «ст.» вместо «статья», «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен», «РФ» вместо «Российская Федерация» и тому подобное.

Иногда в трудовых книжках можно встретить разногласия в написании дат: некоторые при обозначении месяцев используют цифры, некоторые пропись. Поэтому отметим, что в соответствии с пунктом 1.1 Инструкции даты во всех разделах трудовых книжек должны указываться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 6 мая 2008 года, в трудовой книжке делается запись: «06.05.2008». При этом в Инструкции уточняется, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Наиболее часто сотрудники кадровых служб допускают ошибки при внесении в трудовые книжки данных об увольнении (неверно формулируют основание увольнения, ссылаются на другие статьи ТК РФ и т. д.). В соответствии с п. 14 Правил причины прекращения трудового договора должны указываться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ, а при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, — со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ (соответственно п. 15, 16 и 17 Правил).

Исправить никогда не поздно

В процессе работы у сотрудника могут измениться его персональные данные (фамилия, имя, отчество). В таких случаях изменение записей в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество) и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы), согласно п. 2.3 Инструкции. При получении работником нового образования, профессии или специальности на титульном листе трудовой книжки указываются соответствующие дополнения без зачеркивания предыдущих записей.

Этим же пунктом Инструкции работнику предоставляется право подать письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Разумеется, при приеме на работу большинство работодателей обращает внимание на содержание трудовой книжки будущего сотрудника. Наверняка никому не понравилось бы иметь в столь важном документе о трудовой деятельности запись об увольнении за проступок, даже если впоследствии она была признана недействительной. Один работодатель может отнестись к подобным сведениям спокойно, а другой — с подозрением. Дубликат трудовой книжки оформляется по общим правилам, предусмотренным выше. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки отмечается: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Читайте так же:  Какой штраф за перегруз

Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Трудовая книжка является официальным документом работника, который подтверждает его трудовую деятельность, наработанный стаж, а также должности, которые он занимал в определенный период времени. Но иногда возникает ошибка при заполнении трудовой книжки, и каждый кадровый работник должен знать, что делать в данном случае и как исправить положение законным способом.

Основные документы, которые необходимы для правильного заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется при первом устройстве на предприятие или в какую-либо организацию специально назначенными сотрудниками компании. Существуют определенные правила работы с трудовыми книжками, которые регламентируются некоторыми нормативными актами:
  • Трудовой кодекс Российской Федерации>
  • Постановления правительства Российской Федерации>
  • Постановления Минтруда Российской Федерации.

Это именно те три основных документа, которые должен знать каждый кадровый работник, в них можно найти ответы на все вопросы, которые возникают при заполнении трудовой книжки, выявлении ошибок или противоречий.

В том случае, если обнаружатся ошибки в заполнении трудовой книжки, она может быть признана недействительной полностью или определенная ее запись.

Если же ошибка обнаружена при заполнении личных данных о работнике, то для того, чтобы доказать принадлежность ее именно данному гражданину, ему необходимо будет обратиться в суд. При положительном решении можно будет ее восстановить и не потерять данные и трудовой стаж.

Некоторые правила заполнения трудовых книжек

Существуют определенные правила, нормы и требования при заполнении трудовой книжки.

  1. В трудовой книжке не допускаются сокращения. Все личные данные – фамилия, имя и отчество заполняются полностью, ошибки здесь не допускаются, необходимо все тщательно проверять.
  2. Даты в трудовой книжке пишутся в виде восьми арабских цифр, и никак иначе. Например, если дата рождения работника 12 марта 1987 года, тогда в трудовой книжке данная запись будет иметь следующий вид: 12.03.1987.
  3. Обязательно наличие подписи работника и первого работодателя, который заполнял титульный лист трудовой книжки, а также печать организации.
  4. Обязательно в трудовой книжке должна быть указана дата ее заполнения, и что важно на данном этапе, так это то, что дата заполнения должна быть не позже пяти рабочих дней работы гражданина на данном предприятии.

Это некоторые самые важные требования, на которые обращают внимание. Но возникает вопрос, что делать, если возникли ошибки при заполнении трудовой книжки? Такие случаи встречаются довольно часто и самое главное – вовремя их обнаружить, иначе могут возникнуть неприятные для владельца данного документа последствия. Если же ошибку допустил работник отдела кадров, который сразу же ее обнаружил, то в том случае, если он является высокопрофессиональным специалистом, он может самостоятельно все исправить таким образом, чтобы никому это не принесло никаких неприятностей или проблем.

Кто должен исправлять ошибки в трудовой книжке

Если имеет место ошибка в трудовой на титульном листе, то исправлять ее имеет право тот работодатель, который ее допустил.

Существуют такие варианты, когда ошибка в заполнении трудовой книжки исправляется по месту текущей работы работодателем. Но это производится только при наличии официального документа, который подтверждает, что указаны неверные данные.

Но существуют также и правила внесения изменений в трудовую книжку или исправление ошибок. Все эти действия производятся строго при наличии официального документа, который подтверждает достоверность новых данных.

Самые распространенные ошибки, которые могут возникнуть при заполнении трудовой книжки работника

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть самыми разнообразными, но существует перечень таких, которые наиболее часто встречаются в практике.

  1. Ошибки при внесении личных данных о работнике, в фамилии, имени или отчестве написана неправильная буква. Например, вместо «е» могут вписать «ё». Чтобы их избежать, нужно переписывать личные данные только из документа – паспорта, свидетельства о рождении.
  2. Использование при написании даты римских или буквенных написаний, а также вместо восьми арабских цифр может быть указано всего лишь шесть, например, 12.03.87.
  3. Очень часто встречаются случаи, когда не вписываются сведения об образовании или они записаны неверно.
  4. Неправильно вписаны профессия и специальность. Эти данные необходимо вносить строго из документа об образовании работника.
  5. При заполнении документа данного типа необходима именно подпись того, кто производил внесение данных. Иногда на месте подписи стоит просто фамилия – это неправильно.
  6. Ошибкой считается отсутствие печати организации, которая заполняла титульный лист трудовой книжки.

Хранение документов и их выдача на руки

Существуют не только правила ведения и заполнения трудовой книжки, но и правила хранения и выдачи трудовой книжки гражданину. Выдается она на руки только после того, как в ней сделана запись об увольнении данного работника с предприятия. Выдать документ должны в последний день работы сотрудника с произведенными в ней записями по всем правилам.

За невыполнение таких простых правил работодатель может понести административную или материальную ответственность. Гражданин, которому работодатель не выдает трудовую книжку, может обратиться в суд, и закон в этом случае будет на его стороне. Невыдача трудовой книжки в установленные законом сроки – это нарушение закона о труде и прав человека, в этом случае пострадавшее лицо может требовать выплаты моральной компенсации, а также зарплаты, которую он не смог получить из-за отсутствия трудовой книжки.

Как исправить ошибки при заполнении трудовой книжки

Здесь необходимо руководствоваться требованиями нормативных документов. Если содержание одного документа противоречит другому, то нужно основываться на требованиях того акта, который более высок по уровню.

Наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении отдельных разделов следующие.

Раздел «сведения о работе»

В указанном разделе, чтобы избежать ошибок, необходимо строго соблюдать определенные правила:

Также трудовая книжка может быть признана недействительной, если обнаружится, что бланк документа был выпущен позже внесения записей в трудовую книжку.

Как правильно вносить записи о награждениях

В трудовой книжке имеется раздел для внесения записей о награждениях. Здесь также необходимо делать их в соответствии с правилами, требованиями и нормами.

Главным при заполнении данного раздела является то, что записи необходимо вносить только те, которые касаются трудовых заслуг на государственном уровне и не вносятся поощрения материальные и другие. В данном разделе нельзя продолжать делать записи о «сведениях о работе». Если предыдущий раздел закончился, то необходимо вклеить вкладыш. Данное действие производится также в соответствии с правилами и исключительно на основании законного документа, ссылка на который обязательно указывается в трудовой.

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Такое кредо должно стать главным правилом профессионального работника отдела кадров. Это поможет не только работнику отдела кадров сэкономить свое время и нервы, время своего начальника, но и избежать неприятностей владельцу данного документа и сохранить нормальные отношения с коллегами.

Если возникли все же ошибки при заполнении трудовой книжки, то исправить их можно и нужно исключительно законными методами. Только соблюдение всех правил, требований и норм при заполнении трудовой книжки, а также при внесении изменений или исправлении ошибок поможет вам сохранить сведения о вашей трудовой деятельности. Так без проблем в дальнейшем можно будет определить трудовой стаж, который обязателен при начислении выплат после выхода на пенсионное обеспечение.

Трудовая книжка является официальным документом, поэтому ее ведение, хранение и заполнение необходимо доверять только ответственным сотрудникам, которые знают все основные правила и четко их соблюдают. Это очень важно для владельца документа, и при несоблюдении этих правил каждый гражданин, права которого ущемлены, имеет право обратиться в суд, чтобы защитить свои права, а возможно, и получить моральную компенсацию.

[1]

Ошибки в трудовых книжках? Исправляем (Шадрина Т.В.)

Дата размещения статьи: 30.08.2017

Читайте так же:  Купля-продажа квартиры

При заполнении трудовых книжек ошибки не редкость. Некоторые из них безобидные, например когда перепутана нумерация записей, а некоторые могут повлечь применение мер ответственности к работодателю, например при неверном указании наименования профессии. Однако встает вопрос: все ли ошибки и неточности нужно исправлять? Сегодня разберемся в этом вопросе, а также обратим внимание на самые распространенные ошибки, допускаемые работодателями, и расскажем, как исправить недочеты.

Исправлять или нет

Основными нормативными актами, регламентирующими ведение и хранение трудовых книжек, являются:

— Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;

— Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника. Любой работодатель, кроме работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, обязан вести книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

Основанием для внесения записей являются оригиналы соответствующих документов, например для записи об образовании — подлинник документа об образовании, для записи о приеме на работу — соответствующий приказ.

Поскольку до сих пор трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника, записи, внесенные в нее, не должны вызывать нареканий ни у кого — ни у работника, ни у контролирующих органов.

Как исправить ошибку, поясняется в Инструкции по заполнению трудовых книжек, с примером записи о приеме на работу.

По аналогии принцип исправления ошибок распространяют на иные неточности.

Примечание. Трудовая книжка хранится в организации по основному месту работника в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Некоторые кадровики не придают значения неверной нумерации, неточной информации о переводе на другую работу, ошибкам в сведениях о награждении, полагая, что поскольку Пенсионному фонду данные сведения не важны (если только эти записи не связаны с вредными или опасными условиями труда), смысла исправлять их нет. Однако мы считаем, что это неверный подход. Нужно исправлять любые неточности в книжке, начиная от неверной нумерации записей и заканчивая неверными записями или признанными судом незаконными. Ведь помимо ПФ РФ, который не обращает внимания на соблюдение трудового законодательства, есть еще ГИТ, которая, обнаружив ошибки, обязательно выдаст предписание об устранении таковых и привлечет виновного к ответственности.

Общие правила внесения исправлений

На основании разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2, 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправления могут быть осуществлены:

— по месту работы, где была внесена неправильная запись;

Видео (кликните для воспроизведения).

— работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке сделана работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены исправления. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Обратите внимание! Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек.

По общему правилу изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке изменяется запись об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Порядок исправления записей в разделе «Сведения о работе» следующий:

— в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи;

— в графе 2 — дату внесения записи;

— в графе 3 написать «Запись за номером таким-то недействительна». После этого сделать правильную запись;

— в графе 4 повторить дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признаются недействительными записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».

Примечание. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Ошибки, допускаемые на титульном листе трудовой книжки

Не стоит думать, что титульный лист трудовой книжки заполняется единожды — при оформлении книжки впервые. В процессе работы, возможно, потребуется внесение на титульный лист исправлений (например, при заключении или расторжении брака) или новых сведений (например, об образовании).

В силу п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Для этого одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Читайте так же:  Положена ли по закону компенсация отпуска совместителю — выплата при увольнении и за дополнительный

Если указана неверная дата или номер записи

Нередко можно встретить следующую ошибку: в книжке сделаны две разные записи, но под одним номером. Причем сами записи верные.

Имейте в виду: зачеркивать неверный номер и рядом писать верный нельзя. Это прямо запрещено законодательством. Как же быть? Исправлять нумерацию не обязательно. Просто при внесении следующей записи укажите верный порядковый номер — ошибка в нумерации записей на содержание раздела «Сведения о работе» не влияет.

А можно сделать так.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Журнал учета трудовых книжек — правила хранения и заполнения

Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.

Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.

Что такое журнал по учету трудовых книжек?

Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.

Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.

Куда предоставляется и каковы правила заполнения справки о заработной плате? Все подробности находятся по ссылке.

Проверка ИП на сайте налоговой нужна, чтобы узнать о будущей встрече с ФНС. Здесь говорится видах проверок этой госслужбы.

Желаете купить франшизу «Стардогс»? Не узнаете условия приобретения? Тогда читайте статью.

Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.

Заполнение

Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:

При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.

В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.

Опломбирование

Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.

Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.

Оформление

Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.
Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.

На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.

Где получить коды статистики для ИП? Тут вы можете узнать больше.

Если есть сотрудник, не прошедший испытательный срок, то следует оформить официальную процедуру увольнения. Как это сделать? Приглашаем прочесть подробности.

Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.

Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату. Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен. Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.

[2]

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Ведение трудовых книжек работников: типичные нарушения

Юридические требования к ведению нанимателем трудовых книжек работников. Законодательная регламентация правил заполнения, ведения и выдачи документов, свидетельствующих о трудовой деятельности работника. Основания внесения записи о приеме на работу.

Рубрика Государство и право
Вид реферат
Язык русский
Дата добавления 07.11.2015
Размер файла 13,5 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Ведение трудовых книжек работников: типичные нарушения

Порядок ведения должностными лицами нанимателя трудовых книжек работников определяется, прежде всего, Трудовым кодексом Республики Беларусь, а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г., №30, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция).

Инструкцией подробно регламентируется порядок заполнения, ведения, а также выдачи работникам трудовых книжек при увольнении. Однако проверки соблюдения законодательства о труде показали, что должностными лицами нанимателей допускаются нарушения установленного порядка ведения трудовых книжек работников.

Трудовой кодекс, а также Инструкция четко указывают, что трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Несмотря на это одним из наиболее распространенных нарушений трудового законодательства является нежелание нанимателя заводить трудовую книжку на работника, работающего непродолжительный период времени.

При проведении плановой проверки КСУП «Л» Гомельской области были выявлены лица, осуществлявшие трудовую деятельность по трудовому договору сроком на 1 месяц, при этом трудовые книжки на них не заводились. Инспектор отдела кадров в своем объяснении пояснил, что трудовые книжки не были заведены, т. к., данная работа является сезонной и для ее выполнения работники привлекаются лишь на 1 месяц.

По результатам проверки за не заведение на работников в установленном порядке трудовых книжек инспектор отдела кадров был привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере четырех базовых величин.

Читайте так же:  Возврат товара надлежащего качества образец заявления

Довольно распространенной ошибкой является заполнение трудовой книжки (либо внесение записи о работе при ее наличии) на лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам. При этом должностные лица, ответственные за кадровую работу, утверждают, что внесли запись о работе по желанию лица, выполнявшего такую работу.

В таких случаях необходимо руководствоваться п. 5 Инструкции, в соответствии с которым запись в трудовую книжку о выполнении работы по гражданско-правовым договорам не вносится.

При заполнении трудовых книжек работников необходимо помнить, что записи в трудовую книжку производятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Внесение записей чернилами другого цвета не допускается. Записи о датах производятся арабскими цифрами, число и месяц указываются двумя цифрами, а год — полностью.

Должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек работников, необходимо учитывать, что заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, должно быть осуществлено в срок не позднее одной недели со дня приема на работу. Кроме того, с каждой записью, вносимой в трудовую книжку, наниматель обязан ознакомить работника под роспись в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке.

Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются.

Распространенной ошибкой при занесении данных о работнике в трудовую книжку является запись сведений о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании со слов работника. Нанимателю необходимо помнить, что все вышеуказанные сведения заносятся в трудовую книжку только на основании соответствующих документов (паспорт, свидетельство о рождении, диплом, документ, подтверждающий получение среднего образования, и др.). юридический наниматель законодательный

С целью подтверждения правильности внесения нанимателем сведений в трудовую книжку после указания даты ее заполнения работник заверяет правильность сведений своей подписью.

Что касается занесения сведений о работе в трудовую книжку, то наиболее распространенной ошибкой нанимателя является внесение записей по несуществующим наименованиям профессий, должностей и специальностей работников. При занесении в трудовую книжку сведений о работе нанимателю необходимо руководствоваться п. 21 Инструкции, в соответствии с которым запись о наименовании профессии, должности производится на основании штатного расписания и должна соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих».

При проведении плановой проверки унитарного производственного предприятия «Т» были выявлены нарушения внесения записей в трудовые книжки работников.

В трудовую книжку работника была внесена запись, в соответствии с которой он является водителем погрузчика на УПП «Т», однако при изучении выполняемых им работ и его рабочего места было установлено, что данный работник выполняет свои трудовые обязанности по профессии «машинист автовышки и автогидроподъемника». По результатам проверки нанимателю было выдано предписание о необходимости внесения изменений в трудовую книжку работника.

При внесении изменений в записи трудовой книжки необходимо помнить, что зачеркивание и исправление ранее внесенных записей не допускается за исключением случаев, когда владелец трудовой книжки изменил фамилию либо имя. В таком случае на основании соответствующего документа наниматель зачеркивает прежнюю фамилию (имя) одной чертой и сверху записывает измененную.

Также необходимо отметить, что данная процедура проводится и в случаях повторного изменения фамилии (имени). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.

Как производится запись в трудовой книжке?

Запись о приеме на работу делается на основании приказа, подписанного руководством. В разделе трудовой книжки, именуемом «сведения о работе», имеется четыре графы. В первой необходимо проставить арабскими цифрами порядковый номер записи. В графе номер два вписывается теми же цифрами дата приема на работу.

Третья графа должна содержать полное название организации или ФИО предпринимателя, принимающего сотрудника на определенную должность. В эту же графу необходимо вписать данные о том, в какой отдел и на какую должность принят сотрудник. Четвертая графа должна содержать запись о наименовании и порядковом номере документа, на основании которого осуществлен прием на работу.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Особенности Трудового кодекса России. Общие положения о ведении и заполнении трудовых книжек. Внесение изменений и исправлений, порядок выдачи вкладыша и дубликата документации. Особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями.

курсовая работа [51,6 K], добавлен 09.12.2008

Понятие трудовой книжки. Особенностей порядка ведения и хранения трудовых книжек на производстве. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Выдача трудовой книжки при увольнении.

курсовая работа [33,5 K], добавлен 31.01.2012

История трудовой книжки. Общие правила заполнения трудовых книжек. Основные сведения о награждении за трудовые заслуги, которые вносятся в трудовую книжку. Сведения об увольнении. Порядок учета и хранения трудовых книжек. Исправление записи в трудовой.

контрольная работа [27,2 K], добавлен 20.12.2010

Понятие и внутренняя структура трудовой книжки, ее функциональные особенности и правила заполнения. История развития трудовых книжек, упорядочение трудовых отношений в СССР. Внесение изменений и исправлений, учет и хранение, перспективы отмены в РФ.

курсовая работа [34,1 K], добавлен 03.11.2013

Законодательное утверждение Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Порядок обращения с трудовой книжкой: заполнение, внесение изменений и исправлений, учет и выдача работнику при увольнении.

курсовая работа [27,7 K], добавлен 04.05.2014

Самозащита как способ защиты трудовых прав работников, отличие самозащиты трудовых прав от забастовки. Основания для применения самозащиты: незаконный перевод на другую работу, задержка выплаты заработной платы, угроза жизни и здоровью работника.

курсовая работа [32,2 K], добавлен 12.09.2013

Понятие и правила ведения трудовых книжек, нормативно-правовое регулирование данного процесса, заполнение и внесение изменений, оформление дубликата. Выдача трудовой книжки при увольнении, принципы из учета и хранения. Ответственность за нарушения.

курсовая работа [29,9 K], добавлен 17.04.2015

Понятие правового статуса работника в трудовых отношениях. Правовая правосубъектность гражданина как работника. Права и обязанности работника, его ответственность. Практика защиты имущественных прав работников и в случае отказа в приеме на работу.

дипломная работа [137,9 K], добавлен 27.07.2012

Ведение и учет трудовых книжек: вкладыш в трудовую книжку и ее дубликат. Выдача трудовой книжки при увольнении. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Ответы на претензии.

контрольная работа [27,2 K], добавлен 24.11.2008

Трудовой договор — основание возникновения трудовых отношений, его функция специфического регулятора. Вступление в трудовые отношения в качестве работников. Заключение трудовых договоров работодателями. Основания изменения трудовых правоотношений.

Видео (кликните для воспроизведения).

контрольная работа [16,1 K], добавлен 04.02.2014

Источники


  1. Салыгина, Е. С. Юридическое сопровождение деятельности частной медицинской организации / Е.С. Салыгина. — М.: Статут, 2013. — 192 c.

  2. Общая теория государства и права. Учебное пособие. — М.: Книжный дом, 2006. — 320 c.

  3. Миронов Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн; Книжный мир — М., 2015. — 672 c.
Типичные ошибки по ведению трудовых книжек
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here